Protecția avertizorilor (whistleblowers), sarcina companiilor. Cât timp avem pentru a ne conforma

02 December 2019 | media coverage

Find the original article here

O nouă Directivă europeană, care va trebui să fie transpusă și în România, prevede obligația pentru anumite companii de a crea canale interne prin care angajații lor (și nu numai) să poată raporta încălcări ale legislației UE.

În plus, avertizorii (whistleblowers) care raportează aceste încălcări vor fi feriți de orice represalii din partea companiei vizate.

Companiile care au peste 50 de angajați (dar și companiile mai mici, în anumite condiții) vor trebui să instituie canele interne de raportare, pe care să le pună la dispoziția avertizorilor. Aceștia pot fi angajații companiei, dar și, spre exemplu: asociați/acționari, administratori ai companiei, voluntari, interni, candidați în cadrul proceselor de recrutare, sau chiar angajați ai furnizorilor companiei.

Avertizorii vor putea raporta încălcări ale legislației într-o multitudine de domenii, printre care protecția datelor cu caracter personal, securitatea rețelelor și a sistemelor informatice, impozitarea societăților, achiziții publice, concurență și ajutor de stat, siguranța produselor, a transporturilor sau alimentară, protecția consumatorilor etc. Nu este nevoie ca persoana care efectuează raportarea să aibă dovezi cu privire la aceste încălcări ale legislației, ci este suficient să aibă „motive întemeiate să le considere încălcări”.

Când au fost stabilite noile reguli

Noile reguli sunt stabilite de Directiva (UE) 2019/1937 a Parlamentului European și a Consiliului din 23 octombrie 2019 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii, care a fost publicată în Jurnalul Oficial al UE la data de 26 noiembrie 2019 (disponibilă aici).

”Transpunerea Directivei va aduce o modificare de impact în domeniul relațiilor de muncă. Companiile vor avea obligația de a lua măsuri pentru a crea canale interne de raportare, iar fiecare astfel de raportare va trece printr-un proces complex, de la confirmarea expresă a primirii raportării, până la acordarea de feedback către avertizor în termen de cel mult trei luni de la raportare, respectiv luarea de măsuri de remediere”, a declarat Mara Moga-Paler, coordonatoarea practicii de dreptul muncii a Schoenherr București.

În anumite condiții, inclusiv în cazul în care compania vizată nu are canale interne de raportare bine puse la punct, avertizorii vor putea raporta încălcările direct către autorități, prin canalele puse la dispoziție de către acestea, sau, în ultimă instanță, le vor putea face publice în presă sau în alt mod.

Caracterul subiectiv al opțiunii avertizorului cu privire la un canal de raportare sau altul (intern sau extern), inclusiv posibilitatea de a opta pentru divulgarea în presă, ridică pentru companii îngrijorări cu privire la riscul reputațional cu care s-ar putea confrunta în cazul în care aceste presupuse încălcări ajung să fie făcute publice și, mai ales, dacă acestea ajung să nu fie confirmate în urma investigării lor. Rămâne de văzut în ce măsură legea română de transpunere a Directivei va reglementa în mod eficient un eventual mecanism de reparare a unor astfel de prejudicii.

Scopul Directivei

Scopul declarat al Directivei este de a asigura protecția avertizorilor, în condițiile în care – potrivit studiilor disponibile la nivel european – peste 80% dintre persoanele care experimentează sau sunt în mod nemijlocit martorii unor fapte de corupție evită să le raporteze, din cauza temerii că ar putea suferi represalii de natură juridică, financiară sau reputațională.

Astfel, Directiva dedică un întreg capitol măsurilor de protecție a avertizorilor, de la interdicția represaliilor împotriva acestora, până la prevederea unor măsuri de sprijin și asistență pentru avertizori.

”Companiilor le va fi interzisă orice formă de represalii împotriva avertizorilor. Aceștia nu vor putea fi amenințați, concediați, retrogradați, discriminați, intimidați, hărțuiți, ostracizați... lista este foarte lungă. Este o nouă paradigmă, care va defini pentru companii un nou set de obligații în raport cu angajații lor, acestea trebuind să fie deosebit de atente cu drepturile avertizorilor”, a precizat Mara Moga-Paler.

”Avertizorii trebuie să se bucure de confidențialitate deplină, acesta fiind un principiu fundamental al Directivei. Directiva pare să prefere raportările nominale celor anonime, precum și al sistemelor de whistleblowing anomin puse în practică de companii. În acest context, asigurarea confidențialității avertizorului pare să fie una dintre cele mai sensibile probleme de protecția datelor pe care trebuie să le aibă în vedere atât legiuitorul, cât și companiile, de exemplu gestionarea dreptului de acces la date al persoanei care face obiectul unei avertizări. Până la urmă, companiile au interesul să rezolve intern neregulile semnalate, în măsura în care este posibil, iar asigurarea confidențialității crește încrederea în canalul intern de raportare”, a declarat Costin Sandu, coordonatorul practicii de protecția datelor cu caracter personal a Schoenherr București.

Probabil cele mai grave încălcări ce pot fi raportate de către avertizori sunt cele de natură penală. Specialișii consideră că, în această privință, protecția asigurată de Directivă pentru avertizori se dovedește benefică pentru companii.

”Încurajarea denunțurilor făcute de avertizori în condiții de maximă confidențialitate reprezintă un beneficiu major pentru companii. Pe de o parte, astfel pot fi surprinse în timp util și prevenite eventuale acte de corupție sau alte fapte de natură penală în interiorul companiei. Pe de altă parte, atât compania, cât și managementul/angajații acesteia sunt mai puțin expuși riscului unor sancțiuni penale”, a precizat Magdalena Roibu, senior attorney at law în cadrul ariei de practică compliance & criminal defence a Schoenherr București.

Cât timp avem pentru a ne conforma

Vestea bună pentru companii este că au suficient timp pentru a se conforma. România va trebui să transpună Directiva în legislația națională în doi ani de la intrarea sa în vigoare, adică până la 17 decembrie 2021, dată de la care cerințele Directivei vor deveni obligatorii pentru companiile cu 250 sau mai mulți lucrători. Entitățile juridice din sectorul privat care au între 50 și 249 de lucrători vor avea ca termen pentru instituirea canalelor interne data de 17 decembrie 2023.

Totuși, având în vedere volumul de modificări ce se vor impune la nivelul companiilor, precum și faptul că, cel mai probabil, legea națională va intra în vigoare curând după data transpunerii, specialiștii le recomandă companiilor să analizeze din timp impactul pe care noile prevederi le vor avea asupra activității lor, inclusiv cu bugetarea costurilor de implementare.

Authors: Oana Coșman

Mara Moga-Paler

Senior Attorney at Law

T: +40 21 319 67 90
m.moga-paler@schoenherr.eu

Linkedin

Costin Sandu

Senior Attorney at Law

T: +40 21 319 67 90
c.sandu@schoenherr.eu

Linkedin

Magdalena Roibu

Senior Attorney at Law

T: +40 21 319 67 90
m.roibu@schoenherr.eu

Linkedin