Österreich führt gesetzliche Regelungen für Auslagerungen von Kreditinstituten ein

Hintergrund

Seit vielen Jahren schließen Kreditinstitute und andere Finanzinstitutionen Auslagerungsvereinbarungen ab. Die Auslagerung betrieblicher Aufgaben ist und wird immer bedeutender.

Gründe für Auslagerungen sind vielfältig und umfassen unter anderem die Verbesserung von Kostenstrukturen, die Nutzung von Synergien, effiziente Ressourcenverteilung, um sich auf Kernaufgaben konzentrieren zu können, Zugriff auf spezifisches Know-how eines Dienstleisters oder den Zugang zu neuen/verbesserten Technologien.

Trotz der steigenden Bedeutung von Auslagerungen gibt es auf Ebene der Europäischen Union bisher keinen harmonisierten Rechtsrahmen für Auslagerungen von Kreditinstituten.[1] Der österreichische Gesetzgeber hat nun zur Erhöhung der Rechtssicherheit und Vorhersehbarkeit aufsichtsbehördlicher Maßnahmeneine nationale gesetzliche Regelung für Auslagerungen bei Kreditinstituten geschaffen.

Neue Auslagerungsregelungen

§ 25 BWG legt spezifische Auslagerungsvoraussetzungen fest, die Kreditinstitute vor und während der Auslagerung wesentlicher bankbetrieblicher Aufgaben erfüllen müssen. Inhaltlich ist § 25 BWG anderen (zukünftig) anwendbaren Auslagerungsvorschriften und Grundsätzen wie etwa MIFID II/Del VO (EU) 2017/565 und PSD II nachempfunden.

Eine bankbetriebliche Aufgabe gilt als wesentlich, wenn deren unzureichende oder unterlassene Wahrnehmung die kontinuierliche Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen des Kreditinstituts, seine Solvabilität, Liquidität oder die Solidität oder Kontinuität der betriebenen Bankgeschäfte beeinträchtigen würde. Da Auslagerungen von nicht wesentlichen bankbetriebliche Tätigkeiten nicht unter § 25 BWG fallen, müssen Kreditinstitute bei der Beurteilung, ob eine bestimmte bankbetriebliche Aufgabe als wesentlich oder unwesentlich einzustufen ist, nachvollziehbar und unter Berücksichtigung ihres konkreten Geschäftsumfangs vorgehen. Diese Beurteilung muss über den Zeitverlauf konsistent sein und entsprechend dokumentiert werden.

Ab 3. Jänner 2018 sind Auslagerungen durch schriftliche Vereinbarung zu dokumentieren, die eine klare Aufteilung der Rechte und Pflichten zwischen Kreditinstitut und Dienstleister beinhaltet. Die Auslagerung wesentlicher bankbetrieblicher Aufgaben darf insbesondere weder die Qualität der internen Kontrolle des Kreditinstituts noch die Beaufsichtigung des Kreditinstituts durch die FMA beeinträchtigen.

Drittlandunternehmen

Im Gegensatz zu anderen Aufsichtsgesetzen – wie beispielsweise dem Zahlungsdienstegesetz - fordert § 25 BWG ausdrücklich ein besonders hohes Schutz- und Sorgfaltsniveau bei Auslagerung wesentlicher bankbetriebliche Aufgaben an Dienstleister aus Drittländern. Diesfalls hat das Kreditinstitut insbesondere die politischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Entwicklungen im Drittland laufend zu überwachen und rechtzeitig sicherzustellen, dass allfällige negative Entwicklungen die Wahrnehmung der behördlichen Aufgaben der FMA nicht beeinträchtigen.

Auslagerungen an Dienstleister mit Sitz in einem Drittland – etwa an britische Dienstleister im Fall eines "hard Brexit" - könnten sich künftig aufwändiger gestalten.

Qualitative Anforderungen

Die neue Anlage zu § 25 BWG beinhaltet 12 qualitative Voraussetzungen/Anforderungen, die bei jeder Auslagerung – auch konzerninternen Auslagerungen – einzuhalten sind.

Zu diesen Voraussetzungen/Anforderungen zählen unter anderem:

• Eignung: Kreditinstitute haben sicherzustellen, dass Dienstleister über die relevanten Qualifikationen sowie über alle gesetzlich vorgeschriebenen Zulassungen verfügen und zuverlässig sind;
• Regelmäßige Bewertung: Kreditinstitute haben Methoden und Kriterien (z.B.: Leistungsindikatoren) für die Bewertung der Leistungen ihrer Dienstleister festzulegen;
• Überwachung: Kreditinstitute haben die Ausführung der ausgelagerten Aufgaben ordnungsgemäß zu überwachen, um auf Ausfälle/Fehlleistungen schnell und gezielt reagieren zu können. Kreditinstitute haben daher trotz Auslagerung für ein Mindestmaß an notwendigen internen Fachkenntnissen zu sorgen und entsprechend personelle Ressourcen vorzuhalten;
• Beendigung: Kreditinstitute müssen die Auslagerungsvereinbarung erforderlichenfalls jederzeit beenden können, ohne dass dies die Kontinuität und Qualität der für ihre Kunden erbrachten Dienstleistungen beeinträchtigt;
• Notfallplanung: Kreditinstitute haben einen Notfallplan festzulegen und dessen kontinuierliche Einhaltung sicherzustellen, sodass bei einem (IT-)Systemausfall die Speicherung von Daten gewährleistet ist, sofern dies für die ausgelagerte bankbetriebliche Aufgabe relevant ist.

Obwohl Kreditinstitute manche dieser Vorgaben bereits heute aufgrund der EBA/CEBS Guidelines anwenden, sollten die derzeitige (Vertrags-)Dokumentation und Prozesse rechtzeitig angepasst werden, damit diese in Einklang mit den neuen gesetzlichen Regelung stehen, die ab 3. Jänner 2018 anwendbar sind.

Vorabanzeigepflicht

Künftig müssen Kreditinstitute der FMA eine beabsichtigte Auslagerung wesentlicher bankbetrieblicher Aufgaben vor Abschluss der betreffenden Auslagerungsvereinbarung schriftlich anzeigen. Anzeigen haben daher zu erfolgen, noch bevor wesentliche bankbetriebliche Aufgaben ausgelagert werden. Die FMA kann in diesem Zusammenhang alle erforderlichen Auskünfte in Bezug auf Auslagerungsvereinbarung und/oder den Dienstleister verlangen. Obwohl die FMA nicht (aktiv) über bestehende Auslagerungen in Kenntnis zu setzen ist, ist die FMA dazu berechtigt auch jederzeit Auskünfte über bestehende Auslagerungen einzuholen. Es bleibt daher abzuwarten, ob die Aufsichtsbehörde künftig vermehrt Auskünfte zu bereits bestehenden Auslagerungssachverhalten anfordert.

Nächste Schritte

Um die Einhaltung der neuen gesetzlichen Reglung sicherzustellen, sollten betroffene Institute ihre aktuellen Abläufe und Auslagerungsvereinbarungen rechtzeitig überprüfen und gegebenfalls anpassen. Dadurch kann ferner dokumentiert werden, dass (potentielle) Risiken im Zusammenhang mit der Auslagerung sorgfältig evaluiert wurden.

Insbesondere empfehlen wir Kreditinstituten:

• zu erheben, welche bankbetrieblichen Aufgaben derzeit ausgelagert sind;
• bestehende Auslagerungsvereinbarungen zu überprüfen, ob sie im Einklang mit den neuen gesetzlichen Anforderungen stehen und sie gegebenfalls anzupassen;
  
  
• bestehende und potentielle Dienstleister auf ihre Eignung und Zuverlässigkeit überprüfen;
  
  
• interne Abläufe (Due Diligence, Überwachung, etc) einführen bzw anzupassen, um den gesetzlichen Auslagerungsbedingungen zu entsprechen;
  
  
• ihren Auslagerungsprozess in einer Auslagerungsrichtlinie (Outsourcing Policy) zu dokumentieren bzw bestehende Richtlinien anzupassen;
  
  
• (IT)-Notfallpläne zu erarbeiten (soweit erforderlich);
  
  
• die FMA künftig von beabsichtigen Auslagerungen zu verständigen.

Rechtliche Grundlage

§ 25 BWG zur Auslagerung

https://www.parlament.gv.at/PAKT/VHG/XXV/BNR/BNR_00571/fname_672305.pdf